Jak skutecznie wdrożyć i prowadzić procedury podatkowe w firmie? Ta rozbudowana publikacja krok po kroku pokaże Ci, jak przygotować się do wdrożenia procedur, na co zwrócić uwagę, a także jak prawidłowo sformułować konkretne instrukcje w obszarach kluczowych dla bezpieczeństwa podatkowego. Autor przeprowadza czytelnika przez cały proces – od „sprzedaży” pomysłu wewnątrz organizacji i zdefiniowania celu wdrożenia, poprzez analizę stanu obecnego i określenie obszarów ryzyka, aż po tworzenie i doskonalenie gotowych procedur.
W książce znajdziesz m.in.:
Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia procedur podatkowych (w tym VAT, WHT, MDR) oraz wyjaśnienie, jak wpływają one na ochronę przed odpowiedzialnością karnoskarbową.
Omówienie audytu podatkowego – od organizacji i metodologii po dokumentowanie i interpretację wyników (np. audyt w CIT, VAT, obszarze MDR).
Wskazówki w zakresie współpracy z interesariuszami w firmie: działem podatkowym, finansowym, IT, kadrą zarządzającą, a także innymi obszarami, które mają wpływ na prawidłowe rozliczenia (np. dział HR czy zakupów).
Metody ustalania poziomu apetytu na ryzyko oraz wskazówki, jak uwzględnić tę kwestię w treści procedur.
Gotowe przykłady procedur i listy kontrolne (MDR, WHT, VAT) – do bezpośredniego wykorzystania lub jako inspiracja przy tworzeniu własnych instrukcji.
Instrukcje dotyczące audytów wewnętrznych – w tym dobór próby, stratyfikacja i zarządzanie ryzykiem w zależności od skali działalności.
Zasady szkoleń oraz wdrażania nowych rozwiązań – jak efektywnie przeszkolić pracowników, by zapewnić trwałe funkcjonowanie procedur.
Autor prowadził wiele zespołów wdrażających setki procedur podatkowych w różnych przedsiębiorstwach, od polskich firm rodzinnych po międzynarodowe korporacje w skali całej Europy. Przedstawia praktyczne uwagi i wzorce postępowania, które ułatwią skuteczne zarządzanie obszarami podatkowymi, a także materiały gotowe do wykorzystania.
Ta publikacja to kompleksowe kompendium wiedzy dla osób odpowiedzialnych za funkcję podatkową w firmie (in-house), doradców podatkowych świadczących usługi dla klientów, właścicieli firm oraz pracowników organów podatkowych. Łączy w sobie teorię z praktycznymi rozwiązaniami, dzięki czemu ułatwia sprawne zbudowanie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem podatkowym na najwyższym poziomie.
Spis treści
Wykaz skrótów | str. 15
Przedmowa | str. 17
Wstęp | str. 21
Część I
Wdrażanie procedury podatkowej w firmie – od czego zacząć przed pisaniem procedury?
Rozdział I
Kolejność działań przed wdrożeniem procedury podatkowej | str. 33
Rozdział II
Nakłonienie do wdrożenia procedury (sprzedaż) | str. 35
Sprzedaż procedur podatkowych – uwagi ogólne | str. 35
Sprzedaż dyrektorowi finansowemu / księgowemu / dyrektorowi podatkowemu | str. 36
Sprzedaż zarządowi/właścicielowi | str. 41
Argument dla wszystkich – Kodeks karny skarbowy | str. 43
Rozdział III
Dokąd zmierzamy? Zdefiniowanie celu wdrożenia procedury | str. 50
Cele towarzyszące wdrażaniu procedur podatkowych | str. 50
Wypełnienie wymogu obligatoryjnego posiadania procedur podatkowych | str. 52
Ochrona przed odpowiedzialnością karnoskarbową | str. 55
3.1. Uwagi ogólne | str. 55
3.2. Obrona przed zarzutem popełnienia czynu | str. 57
3.3. „Uniwersalne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego | str. 57
3.4. „Szczególne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego | str. 95
3.4.1. Uwagi ogólne | str. 95
3.4.2. Niezłożenie informacji o pojazdach | str. 95
3.4.3. Naruszenia z obszaru prawa akcyzowego | str. 95
3.4.4. Naruszenia z obszaru cen transferowych | str. 97
3.4.5. Naruszenia z obszaru WHT | str. 98
3.4.6. Naruszenia z obszaru MPP | str. 100
3.4.7. Naruszenia obowiązków tzw. raportujących operatorów platform | str. 101
3.4.8. Naruszenie obowiązków MDR | str. 102
3.4.9. Naruszenia z obszaru prawa celnego | str. 105
Procedury należytej staranności podatkowej jako środki zmniejszenia ryzyka stwierdzenia winy zarządzających jednostką na gruncie Kodeksu karnego skarbowego | str. 107
4.1. Znaczenie przypisania winy i wpływ procedur należytej staranności | str. 107
4.2. Współpraca z organami kontrolnymi | str. 109
4.3. Zakres dokumentacji | str. 110
4.4. Szkolenia dla pracowników | str. 111
4.5. Weryfikacja kontrahentów | str. 111
4.6. Systemy informatyczne | str. 112
4.7. Procedury awaryjne | str. 113
4.8. Dokumentowanie działań | str. 114
4.9. Audyty wewnętrzne | str. 115
4.10. Komunikacja wewnętrzna | str. 115
4.11. Współpraca z doradcami podatkowymi | str. 116
Odciążenie jednostki odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe | str. 117
Rozdział IV
Analiza stanu obecnego | str. 124
Sens i cel analizy stanu zastanego | str. 124
Analiza materialna – podstawy audytu podatkowego | str. 126
2.1. Audyt podatkowy w CIT | str. 126
2.1.1. Uwagi ogólne | str. 126
2.1.2. Cel i zakres audytu | str. 126
2.1.3. Metodyka przeprowadzania audytu w CIT | str. 127
2.1.3.1. Analiza przychodów | str. 127
2.1.3.2. Analiza KUP | str. 127
2.1.3.3. Alokacja kosztów do źródeł przychodów | str. 128
2.1.3.4. Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych | str. 130
2.1.3.5. Amortyzacja nieruchomości w spółkach nieruchomościowych | str. 131
2.1.3.6. Ulgi podatkowe i zwolnienia | str. 132
2.1.3.7. Podatek minimalny | str. 133
2.1.3.8. Podatek od przerzuconych dochodów | str. 134
2.1.4. Dokumentacja audytowa audytu w CIT | str. 135
2.1.5. Inne praktyczne aspekty przeprowadzania audytu | str. 135
2.1.6. Wnioski i rekomendacje | str. 136
2.2. Audyt podatkowy w VAT | str. 137
2.2.1. Uwagi ogólne | str. 137
2.2.2. Cel i zakres audytu | str. 138
2.2.3. Metodyka przeprowadzania audytu w VAT | str. 138
2.2.3.1. Analiza transakcji sprzedaży i zakupu | str. 138
2.2.3.2. Weryfikacja dokumentacji | str. 139
2.2.3.3. Kontrola poprawności rozliczeń VAT | str. 140
2.2.3.4. Analiza stosowania stawek VAT | str. 140
2.2.3.5. Weryfikacja odliczeń VAT naliczonego | str. 141
2.2.3.6. Analiza transakcji wewnątrzwspólnotowych i eksportowych | str. 141
2.2.3.7. Kontrola stosowania MPP | str. 142
2.2.4. Dokumentacja audytowa | str. 143
2.2.5 Wnioski i rekomendacje | str. 144
2.3. Prowadzenie audytu MDR | str. 145
2.3.1. Uwagi ogólne | str. 145
2.3.2. Etapy audytu MDR | str. 145
2.3.3. Rodzaje audytów MDR | str. 147
2.3.4. Metody zbierania danych | str. 148
2.3.5. Kluczowe obszary ryzyka | str. 148
2.3.6. Raport z audytu MDR | str. 149
2.3.7. Rekomendacje | str. 150
Analiza stanu obecnego – obowiązujące uregulowania | str. 151
Źródła wiedzy o istniejących procedurach – źródła ogólnodostępne | str. 153
Informacje uzyskane od jednostki | str. 156
5.1. Procedury „podatkowe” | str. 156
5.1.1. Uwagi ogólne | str. 156
5.1.2. Rzeczy wspólne dla wszystkich procedur | str. 157
5.1.3. Obszary charakterystyczne dla konkretnych procedur | str. 162
5.1.3.1. Indywidualizacja podejścia | str. 162
5.1.3.2. Procedury należytej staranności w VAT | str. 163
5.1.3.3. Procedury należytej staranności w WHT | str. 165
5.1.3.4. Procedury MDR | str. 167
5.1.3.5. Procedury rozliczania CIT | str. 170
5.1.3.6. Procedury związane z podatkiem od nieruchomości | str. 172
5.1.3.7. Procedury dotyczące obowiązków płatnika PIT | str. 173
5.2. Procedury regulujące obszary niepodatkowe wpływające na podatki | str. 174
5.2.1. Wpływ procedur „niepodatkowych” na obszary podatkowe | str. 174
5.2.2. Procedura zakupowa | str. 175
5.2.3. Procedury AML | str. 176
5.2.4. Regulacje dotyczące wynagrodzeń | str. 178
Rozdział V
Określenie ról i odpowiedzialności jednostek w firmie | str. 180
Charakterystyka obszarów odpowiedzialności | str. 180
Dział podatkowy, finansowy, księgowy | str. 182
Dział kontrolingu | str. 186
Dział administracji | str. 187
Dział IT | str. 189
Zarząd (właściciele) | str. 191
Dział zakupów | str. 194
Dział sprzedaży | str. 196
HR (payroll) | str. 198
Rozdział VI
Zidentyfikowanie interesariuszy | str. 200
Rola i wpływ interesariuszy | str. 200
Klasyfikacja jednostek jako interesariuszy | str. 200
Rozdział VII
Zbadanie podejścia interesariuszy | str. 202
Metodyka badania podejścia interesariuszy | str. 202
Jednostki jako interesariusze – możliwe scenariusze | str. 203
Dział podatków, finansów, księgowości | str. 203
Kontroling | str. 204
Dział administracji | str. 206
Dział IT | str. 207
Zarząd (właściciele) | str. 208
Dział zakupów | str. 209
Dział sprzedaży | str. 210
Dział HR (payroll) | str. 211
Rozdział VIII
Zapewnienie współpracy interesariuszy | str. 214
Zakres działań z interesariuszami | str. 214
Działania edukacyjne i zwiększenie świadomości | str. 214
Komunikacja z kierownictwem | str. 216
Unikanie decyzji wbrew interesom interesariuszy | str. 217
Jak zmieniać nastawienie interesariuszy?
Zasady komunikacji | str. 218
Część II
Tworzenie procedury podatkowej
Rozdział I
Podstawy tworzenia procedur podatkowych | str. 229
Rozdział II
Praca nad konspektem (krok 1) | str. 230
Konspekt jako narzędzie pracy nad procedurami podatkowymi | str. 230
Praca nad konspektem – etapy | str. 231
Zawartość konspektu | str. 233
Praca z wykorzystaniem konspektu – korzyści dla doradcy zewnętrznego | str. 236
Rozdział III
Ustalenie poziomu apetytu na ryzyko (krok 2) | str. 238
Apetyt na ryzyko – wyjaśnienie pojęcia | str. 238
Adresowanie apetytu na ryzyko w procedurach podatkowych | str. 238
Metoda odwołania do wartości pozycji ryzykownych | str. 240
Metoda odwołania do poziomu merytorycznej oceny ryzyka | str. 243
Metody kombinowane | str. 247
Rozdział IV
Napisanie procedury (krok 3) | str. 250
Przystąpienie do „właściwej” pracy | str. 250
Wprowadzenie do procedury | str. 250
Definicje | str. 253
3.1. Znaczenie definicji w procedurach podatkowych | str. 253
3.2. Co powinno znaleźć się w definicjach? | str. 253
3.3. Dwie szkoły formułowania definicji | str. 254
3.4. Podsumowanie | str. 257
Zarządzanie strategiczne i podejmowanie decyzji | str. 257
4.1. Wstęp do zagadnień zarządczych w procedurach podatkowych | str. 257
4.2. Ustalenie odpowiedzialności za podejmowanie działań | str. 257
4.3. Podejmowanie decyzji w sytuacjach spornych | str. 258
4.4. Rola kierowników jednostek biznesowych | str. 259
4.5. Podsumowanie | str. 259
Procesy funkcji podatkowej | str. 260
5.1. Zakres procesów uwzględnianych w procedurach podatkowych | str. 260
5.2. Weryfikacja transakcji – podział na kategorie | str. 261
Nadzór wewnętrzny w zakresie systemów IT | str. 265
Zasady przechowywania dokumentów i informacji | str. 267
Upowszechnianie wiedzy o procedurze i szkolenia podatkowe | str. 270
Ochrona sygnalistów | str. 272
Monitorowanie, audyt i rewizja procedury | str. 274
Zasady audytu materialnego | str. 277
11.1. Rola audytu materialnego | str. 277
11.2. Rodzaje audytów podatkowych | str. 278
11.3. Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – wybór czynników ryzyka | str. 280
Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – dobór próby | str. 303
Przydatny wzorzec – praktyczny poradnik metod doboru próby | str. 304
13.1. Ogólny zarys zagadnienia doboru próby | str. 304
13.2. Przed doborem próby – wybór populacji | str. 306
13.3. Metody próbkowania | str. 307
13.4. Statystyczny dobór próby | str. 308
13.5. Niestatystyczne metody doboru próby | str. 311
13.5.1. Ogólna charakterystyka metod niestatystycznych | str. 311
13.5.2. Jakościowy dobór próby | str. 311
13.5.3. Dobór na podstawie osądu | str. 313
13.5.4. Dobór przypadkowy | str. 314
13.6. Małe populacje a dobór próby | str. 316
13.7. Stratyfikacja, czyli unikanie zafałszowania obrazu | str. 316
13.7.1. Uwagi ogólne | str. 316
13.7.2. Losowanie warstwowe (stratyfikacja) – kroki | str. 318
13.8. Próg istotności, czyli właściwa reakcja na ograniczone zasoby | str. 320
Rozdział V
Jak szkolić, by wdrożyć procedurę podatkową? | str. 324
W jakim celu szkolić? | str. 324
Wpływ szkoleń na efektywność wdrażania procedur | str. 325
W jaki sposób szkolić? | str. 326
3.1. Szkolenia dla pracowników prowadzących księgi podatkowe | str. 326
3.2. Szkolenia dla pozostałych pracowników | str. 328
3.3. Wskazówki dotyczące prowadzenia szkoleń i zarządzania nimi | str. 330
3.4. Wskazówki dotyczące narzędzi | str. 331
Część III
Przykłady – konkretne procedury
Rozdział I
Procedura MDR | str. 335
Wprowadzenie do rozdziału | str. 335
Wstęp (do procedury) | str. 337
Definicje | str. 339
Działania podejmowane w celu wywiązania się z obowiązków | str. 342
Obowiązki jednostki jako promotora | str. 345
Obowiązki wspomagającego | str. 348
Obowiązki korzystającego | str. 351
Określenie obszarów ryzyka | str. 354
Zasady przechowywania dokumentów i informacji | str. 364
Szkolenia i upowszechnianie wiedzy | str. 367
Zasady zgłaszania naruszeń | str. 370
Zasady kontroli wewnętrznej | str. 373
Wejście w życie, zatwierdzanie i zmiana procedur | str. 376
Załączniki – instrukcje wypełniania konkretnych informacji MDR | str. 380
Rozdział II
Procedura WHT | str. 385
Wprowadzenie do rozdziału | str. 385
Wstęp (do procedury) | str. 386
Definicje | str. 388
Opodatkowanie należności | str. 391
Przesłanki uprawniające do zastosowania preferencji WHT | str. 395
Proces weryfikacji | str. 399
Transakcje o wartości powyżej 2 000 000 zł rocznie. Zasady szczególne | str. 404
Obowiązki sprawozdawcze | str. 407
Dokumentacja i archiwizacja | str. 408
Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej, stosowania procedury i aktualizacji | str. 410
Materiały pomocnicze – załączniki | str. 410
11.1. Znaczenie załączników w procedurze WHT | str. 410
11.2. Oświadczenie o spełnieniu wymagań do zastosowania zwolnienia | str. 411
11.3. Kwestionariusz niezależności od podmiotów trzecich | str. 412
11.4. Kwestionariusz wewnętrznej oceny okoliczności transakcji z osobą prawną | str. 413
Rozdział III
Procedura VAT | str. 415
Wprowadzenie do rozdziału | str. 415
Wstęp (do procedury) | str. 417
Definicje | str. 419
Proces weryfikacji kontrahentów spółki – zakupy | str. 422
Polityka płatności | str. 426
Dokumentowanie transakcji, weryfikacji
oraz ich archiwizacja | str. 429
Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej,
stosowania procedury i aktualizacji | str. 431
Materiały pomocnicze – załączniki | str. 431
Posłowie | str. 437
Bibliografia | str. 439
Orzecznictwo | str. 441
