Ochrona danych osobowych. Kontrola i postępowanie w sprawie naruszenia przepisów. Poradnik ze wzorami

Z opracowania czytelnik dowie się m.in.: jakie są prawa i obowiązki podmiotów kontrolowanych; na co zwraca uwagę Prezes UODO w trakcie kontroli; jak przebiegały dotychczas prowadzone kontrole; co grozi za utrudnianie lub udaremnianie kontroli. W nowym wydaniu publikacji autorzy omawiają ponadto: wpływ pandemii koronawirusa na prowadzenie kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych; tryb i sposób prowadzenia kontroli na gruncie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości; najważniejsze decyzje Prezesa UODO i orzecznictwo zapadłe w toku przeszło trzyletniego stosowania przepisów RODO. Książka zawiera także: wzory dokumentów do wykorzystania zarówno na etapie kontroli, jak i postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych, wzory skarg na decyzje i postanowienia wydawane przez Prezesa Urzędu. Wzory dostępne w wersji elektronicznej do pobrania ze strony www.ochrona-danych-osobowych-naruszenia-przepisow.wolterskluwer.pl po wpisaniu zamieszczonego w książce kodu aktywacyjnego. Wzory można modyfikować i dostosowywać do indywidualnych potrzeb.

Wykaz skrótów  | str. 15 Część I Podziały danych osobowych objętych kontrolą    1. Dane osobowe wrażliwe (szczególne kategorie danych), dane o karalności oraz dane osobowe zwykłe  | str. 21  2. Dane osobowe podane, zaobserwowane, pochodne oraz wywnioskowane  | str. 23  3. Dane uporządkowane oraz nieuporządkowane  | str. 26 3.1. Ogólne informacje  | str. 26 3.2. Uporządkowanie a ustrukturyzowanie  | str. 32  4. Dane identyfikowalne oraz nieidentyfikowalne  | str. 33 4.1. Dwie normy wynikające z art. 11 RODO  | str. 33 4.2. Artykuł 11 RODO a definicja danych osobowych  | str. 34 4.3. Krótkotrwałe i długotrwałe przetwarzanie danych  | str. 45   Część II Pytania i odpowiedzi    1. Czym jest RODO?  | str. 49  2. Jakie sankcje administracyjne i karne mogą grozić za naruszenie RODO?  | str. 50  3. Czy administracyjne kary pieniężne mogą być nakładane… tylko za naruszenie RODO?  | str. 54  4. Jakich kategorii danych dotyczy kontrola/postępowanie?  | str. 56  5. Kiedy przepisy RODO nie będą miały zastosowania?  | str. 61  6. Jakie inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych… mogą mieć zastosowanie?  | str. 65  7. Czy przepisy implementujące dyrektywę policyjną przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli przez Prezesa UODO?  | str. 66  8. Czy można otrzymać administracyjną karę pieniężną za naruszenie… przepisów implementujących dyrektywę policyjną?  | str. 67  9. Jakie sankcje karne mogą grozić za naruszenie przepisów implementujących dyrektywę policyjną?  | str. 68 10. Jakie podmioty podlegają kontroli/mogą być adresatem decyzji… w ramach postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?  | str. 68 11. Jak należy rozumieć pojęcie kontroli?  | str. 70 12. Kiedy prowadzona jest kontrola, a kiedy prowadzi się postępowanie… administracyjne w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych?  | str. 71 13. Czy do kontroli uzupełniającej stosuje się przepisy Kodeksu postępowania… administracyjnego (w tym przepisy gwarancyjne)?  | str. 78 14. Jaka jest relacja pomiędzy przepisami o kontroli w RODO a przepisami… prawa przedsiębiorców?  | str. 81 15. Czy przepisy RODO utrudniają walkę z pandemią COVID-19 i jako takie nie powinny być podczas niej stosowane?  | str. 84 16. Czy pandemia koronawirusa zmieniła sposób prowadzenia kontroli?  | str. 85 17. Czy pandemia koronawirusa wpłynęła na bieg terminów… w toczących się postępowaniach?  | str. 87 18. Jakie podmioty kontrolował Prezes UODO w ubiegłych latach?  | str. 90 19. Jak należy rozumieć pojęcie naruszenia przepisów o ochronie… danych osobowych?  | str. 93 20. Jakie są tryby kontroli? Czy kontrole mogą być niezapowiedziane?  | str. 94 21. Jakie są obowiązki kontrolowanego w trakcie kontroli… i co grozi za ich naruszenie?  | str. 98 22. Czy można otrzymać administracyjną karę pieniężną… za samo udaremnianie lub utrudnianie kontroli?  | str. 100 23. Czy nałożenie administracyjnej kary pieniężnej za udaremnianie… lub utrudnianie kontroli wyklucza możliwość nałożenia takiej kary także za naruszenie innych przepisów RODO?  | str. 103 24. Czy można kwestionować wszczęcie kontroli lub inne czynności w toku kontroli?  | str. 104 25. Czy można kwestionować wszczęcie postępowania administracyjnego… lub inne czynności w jego toku?  | str. 105 26. Jaka jest relacja zasady rozliczalności do obowiązku zebrania materiału… dowodowego przez organ nadzorczy (art. 77 k.p.a.)?  | str. 107 27. Jak ustalić moment wszczęcia postępowania administracyjnego?  | str. 111 28. Jakie dokumenty inicjują kontrolę?  | str. 112 29. Czy i jak chroniona jest tajemnica przedsiębiorstwa?  | str. 114 30. Czy i w jakim zakresie Prezes UODO może mieć dostęp do tajemnic prawnie chronionych w toku kontroli i postępowania administracyjnego?  | str. 118 31. Jakie są konsekwencje naruszenia wymogów co do treści upoważnienia… do kontroli?  | str. 119 32. Czy kontrola może być realizowana wyłącznie w zakresie upoważnienia?  | str. 120 33. Czy pracownicy kontrolowanego administratora/podmiotu… przetwarzającego podlegają kontroli?  | str. 121 34. Czy można odpowiadać dyscyplinarnie za naruszenia przepisów… dotyczących ochrony danych osobowych?  | str. 122 35. Jak długo może być prowadzona kontrola?  | str. 124 36. Kto prowadzi kontrolę?  | str. 126 37. Kto może brać udział w kontroli? Czy można prowadzić kontrolę pod nieobecność kontrolowanego?  | str. 126 38. Czy sektor publiczny objęty jest także kontrolą?  | str. 127 39. Czy można prowadzić kontrolę u procesora (podmiotu przetwarzającego)?  | str. 128 40. Jakie uprawnienia ma kontrolujący?  | str. 129 41. Jakie uprawnienia kontrolującego przewidują przepisy wdrażające dyrektywę policyjną?  | str. 130 42. Jaka jest rola osoby, której dane dotyczą, w ramach kontroli i postępowania?  | str. 131 43. W jaki formalny sposób dochodzi do zakończenia kontroli?  | str. 134 44. W jaki sposób można kwestionować treść protokołu kontroli?  | str. 137 45. Czy protokół kontroli i materiał dowodowy kontroli stają się automatycznie częścią materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym?  | str. 138 46. Czy czynności w toku kontroli są utrwalane jedynie w protokole?  | str. 139 47. Czy wadliwość czynności w toku kontroli może mieć wpływ na postępowanie administracyjne?  | str. 140 48. Kto jest stroną w postępowaniu administracyjnym?  | str. 141 49. Kiedy postępowanie administracyjne może być umorzone?  | str. 142 50. Jakie są rodzaje rozstrzygnięć co do istoty sprawy w ramach postępowania… w przedmiocie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?  | str. 144 51. Jakie są uprawnienia Prezesa UODO na gruncie ustawy… wdrażającej dyrektywę policyjną?  | str. 146 52. Co grozi za brak wykonania decyzji Prezesa UODO?  | str. 148 53. Jakie są skutki doręczenia decyzji Prezesa UODO?  | str. 149 54. Jaki środek przysługuje w postępowaniu administracyjnym… w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie?  | str. 149 55. Czy decyzja Prezesa UODO w postępowaniu w sprawie naruszenia… przepisów o ochronie danych osobowych jest natychmiastowo wykonalna?  | str. 151 56. Jak można kwestionować (skarżyć) decyzję Prezesa UODO?  | str. 152 57. Czy niekorzystny wyrok WSA można zakwestionować?  | str. 155 58. Czy do postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych stosuje się reguły dotyczące milczącego załatwienia sprawy?  | str. 156 59. Jakie są podstawy wyłączenia kontrolera/pracownika organu prowadzącego postępowanie administracyjne w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?  | str. 156 60. Jakie są administracyjne kary pieniężne w sektorze prywatnym…, a jakie w sektorze publicznym?  | str. 157 61. Jakie są kryteria miarkowania kary w ramach decyzji kończącej postępowanie?  | str. 159 62. Jak Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej?  | str. 162 63. Czy można nałożyć karę pieniężną bez postępowania/decyzji?  | str. 163 64. Czy administracyjne kary pieniężne ulegają przedawnieniu?  | str. 164 65. W jakim terminie należy zapłacić karę?  | str. 165 66. Czy można starać się o rozłożenie kary na raty, odroczenie terminu płatności lub o ulgę w jej wykonaniu?  | str. 166 67. Jaka jest wysokość opłaty w przypadku skargi do WSA na decyzję… Prezesa UODO?  | str. 167 68. Relacje pomiędzy kontrolą/postępowaniem w sprawie naruszenia przepisów… o ochronie danych osobowych a postępowaniem cywilnym  | str. 168 69. Jaka jest rola inspektora ochrony danych w toku kontroli i postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?  | str. 170 70. Jaka jest rola inspektora ochrony danych na gruncie przepisów… wdrażających dyrektywę policyjną?  | str. 171 71. Jaka jest rola pełnomocników profesjonalnych w toku kontroli i postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?  | str. 172 72. Jakie przepisy znajdą zastosowanie do kontroli i postępowania… administracyjnego wszczętych przed 25.05.2018 r.?  | str. 173 73. Czy organy nadzorcze z poszczególnych państw członkowskich mogą prowadzić wspólne postępowania?  | str. 176 74. Jakie podmioty były ujęte w dotychczasowych planach kontroli?  | str. 177 75. Jakie podmioty są ujęte w planie kontroli na 2022 r.?  | str. 180   Część III Jak przygotować się do kontroli? Rozdział I Kategorie obowiązków: wymogi bezpośrednie i metawymogi  | str. 183 Rozdział II Jak zapewnić i udokumentować zgodność?  | str. 187  1. Zapewnienie rozliczalności w ramach przygotowania do kontroli – wprowadzenie  | str. 187  2. Rozliczalność na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r.  | str. 189  3. Rozliczalność w RODO  | str. 190  4. Znaczenie rozliczalności w aspekcie kontroli  | str. 191  5. Zakres rozliczalności  | str. 191  6. Realizacja rozliczalności  | str. 192  7. Inne przykłady realizacji rozliczalności  | str. 193  8. Dokumentowanie w ramach rozliczalności  | str. 195  9. Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych  | str. 196 10. Obowiązki dokumentacyjne związane z realizacją obowiązków informacyjnych oraz praw podmiotów danych  | str. 198 11. Obowiązki dokumentacyjne związane z korzystaniem z podmiotu przetwarzającego  | str. 199 12. Rejestrowanie czynności przetwarzania  | str. 200 13. Ocena skutków i uprzednie konsultacje  | str. 202 14. Inne obowiązki dokumentacyjne  | str. 203 15. Obowiązki dokumentacyjne w RODO a dotychczasowe dokumenty  | str. 204 16. Rozliczalność w opiniach i wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych  | str. 206 17. Podsumowanie  | str. 208 Rozdział III Ocena ryzyka  | str. 209  1. Ocena ryzyka w RODO  | str. 209  1.1. Normatywny kontekst analizy ryzyka w RODO (kiedy ocena ryzyka jest wymagana?)  | str. 209  1.2. Ogólny wymóg monitorowania ryzyka dla praw lub wolności (art. 24 ust. 1 RODO)  | str. 210  1.3. Ocena ryzyka w fazie projektowania (art. 25 ust. 1 RODO)  | str. 210  1.4. Ocena ryzyka pod kątem obowiązku prowadzenia rejestru czynności (art. 30 ust. 5 RODO)  | str. 211  1.5. Ocena ryzyka w ramach oceny środków służących bezpieczeństwu (art. 32 ust. 1–2 RODO)  | str. 211  1.6. Ocena ryzyka w ramach oceny incydentów bezpieczeństwa danych osobowych pod kątem obowiązku zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (art. 33 ust. 1 RODO)  | str. 212  1.7. Ocena ryzyka w ramach oceny potrzeby zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, w przypadku incydentu (art. 34 ust. 1 RODO)  | str. 212  1.8. Ocena ryzyka w ramach oceny skutków dla ochrony danych osobowych (art. 35 ust. 1 RODO)  | str. 212  1.9. Ocena ryzyka a funkcjonowanie inspektora ochrony danych (art. 39 ust. 2 RODO)  | str. 213 1.10. Założenia wstępne  | str. 214  2. Ramy analizy ryzyka  | str. 217  2.1. Ryzyko naruszenia praw lub wolności  | str. 217  2.2. Przykłady ryzyk  | str. 218  2.3. Etapy oceny ryzyka  | str. 223  2.4. Zagrożenie a ryzyko  | str. 225 2.4.1. Waga zagrożenia a waga ryzyka  | str. 229 2.4.2. Prawdopodobieństwo zagrożenia i prawdopodobieństwo ryzyka  | str. 231  2.5. Obiektywność oceny  | str. 236  2.6. Kryteria postępowania z ryzykiem  | str. 236  2.7. Rola podmiotu przetwarzającego  | str. 240  3. Ocena skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje  | str. 242  3.1. Ocena skutków – wstęp  | str. 242  3.2. Kiedy ocena skutków może być wymagana?  | str. 243  3.3. Powiązanie oceny ryzyka i oceny skutków  | str. 248  3.4. Kiedy należy się konsultować z organem nadzorczym?  | str. 251  3.5. Elementy dokumentacyjne oceny skutków  | str. 252  3.6. Ocena ryzyka a inspektor ochrony danych  | str. 253  4. Podsumowanie  | str. 253   Część IV Tabele   Tabela nr 1. Elementy pisemnego upoważnienia dla kontrolującego (zgodnie z art. 81 u.o.d.o.)  | str. 257 Tabela nr 2. Elementy upoważnienia kontrolującego – porównanie ustawy… o ochronie danych osobowych i Prawa przedsiębiorców  | str. 259 Tabela nr 3. Kto ma/może być obecny w czasie kontroli?  | str. 260 Tabela nr 4. Uprawnienia kontrolującego  | str. 263 Tabela nr 5. Skorelowane obowiązki kontrolowanego  | str. 270 Tabela nr 6. Wyłączenie kontrolującego (w toku kontroli) a wyłączenie… pracownika organu nadzorczego (Prezesa UODO) – porównanie  | str. 271 Tabela nr 7. Kontrola a czynności sprawdzające w ramach certyfikacji  | str. 274 Tabela nr 8. Elementy protokołu kontroli (zgodnie z art. 88 ust. 2 u.o.d.o.)  | str. 278 Tabela nr 9. Modyfikacje regulacji Kodeksu postępowania administracyjnego… wprowadzone przez ustawę o ochronie danych osobowych  | str. 281 Tabela nr 10. Przykładowe zarzuty możliwe do podniesienia w skardze… na decyzję administracyjną Prezesa UODO w ramach postępowania dowodowego prowadzonego w sprawie naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych w ramach postępowania administracyjnego  | str. 295 Tabela nr 11. Wybrane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego… istotne z punktu widzenia kwestionowania rozstrzygnięć w postępowaniu w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych  | str. 296 Tabela nr 12. Środek tymczasowy – przesłanki i porównanie ustawy… o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów  | str. 300 Tabela nr 13. Elementy decyzji administracyjnej kończącej postępowanie… przed Prezesem UODO w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych  | str. 302 Tabela nr 14. Elementy skargi na decyzję/postanowienie Prezesa UODO  | str. 307 Tabela nr 15. Elementy skargi kasacyjnej od wyroku WSA  | str. 312 Tabela nr 16. Podstawowe środki ochrony prawnej na etapie kontroli… i postępowania w sprawie naruszenia (kwestionowanie czynności lub braku czynności w ramach kontroli i postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych)  | str. 319 Tabela nr 17. Porównanie administratora bezpieczeństwa informacji… i inspektora ochrony danych (w aspekcie kontroli i audytu wewnętrznego)  | str. 324 Tabela nr 18. Przykładowa tabela określająca wymóg i możliwy sposób wdrożenia  | str. 328 Tabela nr 19. Zestawienie przepisów dotyczących oceny ryzyka  | str. 361 Tabela nr 20. Ocena operacji pod kątem potrzeby dokonywania oceny skutków (przykład)  | str. 364 Tabela nr 21. Przykładowy formularz oceny skutków (DPIA)  | str. 365 Tabela nr 22. Kontrola RODO a DODO – różnice wynikające z wyłączeń… na gruncie art. 6 u.o.d.z.p.  | str. 370   Część V Wzory pism    1. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie uchylenia… zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa wraz z wnioskiem o wstrzymanie wykonalności zaskarżonej decyzji  | str. 375  2. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie stwierdzenia… naruszenia i nakazania usunięcia danych osobowych oraz powiadomienia o tym odbiorców, których dane ujawniono  | str. 382  3. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie stwierdzenia… naruszenia i nałożenia administracyjnej kary pieniężnej  | str. 386  4. Wzór wniosku o odroczenie terminu uiszczenia administracyjnej kary… pieniężnej ze względu na ważny interes wnioskodawcy  | str. 389  5. Wzór skargi na postanowienie Prezesa UODO w przedmiocie odmowy… odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej  | str. 392  6. Wzór skargi na postanowienie Prezesa UODO w przedmiocie ograniczenia… przetwarzania danych osobowych  | str. 394  7. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie wymierzenia kary… grzywny w wysokości 5000 zł stosownie do art. 69 u.o.d.o.  | str. 396  8. Wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli  | str. 399  9. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie odmowy… udzielenia akredytacji  | str. 401 10. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie cofnięcia akredytacji  | str. 403 11. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie odmowy… dokonania certyfikacji  | str. 405 12. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie cofnięcia certyfikacji  | str. 407 13. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie odmowy… zatwierdzenia wiążących reguł korporacyjnych  | str. 409 14. Wzór skargi na decyzję Prezesa UODO w przedmiocie odmowy… udzielenia zezwolenia, o którym mowa w art. 46 ust. 3 RODO  | str. 411 15. Wzór skargi kasacyjnej od wyroku WSA  | str. 413   Bibliografia  | str. 419