ebook Wdrażanie procedur podatkowych w firmie Łukasz Kempa

Wydawca: Wolters Kluwer

Rok wydania: 2025

Jak skutecznie wdrożyć i prowadzić procedury podatkowe w firmie? Ta rozbudowana publikacja krok po kroku pokaże Ci, jak przygotować się do wdrożenia procedur, na co zwrócić uwagę, a także jak prawidłowo sformułować konkretne instrukcje w obszarach kluczowych dla bezpieczeństwa podatkowego. Autor przeprowadza czytelnika przez cały proces – od „sprzedaży” pomysłu wewnątrz organizacji i zdefiniowania celu wdrożenia, poprzez analizę stanu obecnego i określenie obszarów ryzyka, aż po tworzenie i doskonalenie gotowych procedur.

W książce znajdziesz m.in.:

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia procedur podatkowych (w tym VAT, WHT, MDR) oraz wyjaśnienie, jak wpływają one na ochronę przed odpowiedzialnością karnoskarbową.
Omówienie audytu podatkowego – od organizacji i metodologii po dokumentowanie i interpretację wyników (np. audyt w CIT, VAT, obszarze MDR).
Wskazówki w zakresie współpracy z interesariuszami w firmie: działem podatkowym, finansowym, IT, kadrą zarządzającą, a także innymi obszarami, które mają wpływ na prawidłowe rozliczenia (np. dział HR czy zakupów).
Metody ustalania poziomu apetytu na ryzyko oraz wskazówki, jak uwzględnić tę kwestię w treści procedur.
Gotowe przykłady procedur i listy kontrolne (MDR, WHT, VAT) – do bezpośredniego wykorzystania lub jako inspiracja przy tworzeniu własnych instrukcji.
Instrukcje dotyczące audytów wewnętrznych – w tym dobór próby, stratyfikacja i zarządzanie ryzykiem w zależności od skali działalności.
Zasady szkoleń oraz wdrażania nowych rozwiązań – jak efektywnie przeszkolić pracowników, by zapewnić trwałe funkcjonowanie procedur.

Autor prowadził wiele zespołów wdrażających setki procedur podatkowych w różnych przedsiębiorstwach, od polskich firm rodzinnych po międzynarodowe korporacje w skali całej Europy. Przedstawia praktyczne uwagi i wzorce postępowania, które ułatwią skuteczne zarządzanie obszarami podatkowymi, a także materiały gotowe do wykorzystania.

Ta publikacja to kompleksowe kompendium wiedzy dla osób odpowiedzialnych za funkcję podatkową w firmie (in-house), doradców podatkowych świadczących usługi dla klientów, właścicieli firm oraz pracowników organów podatkowych. Łączy w sobie teorię z praktycznymi rozwiązaniami, dzięki czemu ułatwia sprawne zbudowanie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem podatkowym na najwyższym poziomie.

Spis treści ebooka Wdrażanie procedur podatkowych w firmie

Spis treści
Wykaz skrótów , str. 15
Przedmowa , str. 17
Wstęp , str. 21
Część I
Wdrażanie procedury podatkowej w&nbsp,firmie&nbsp,–&nbsp,od czego zacząć przed pisaniem procedury?
Rozdział I
Kolejność działań przed wdrożeniem procedury&nbsp,podatkowej , str. 33
Rozdział II
Nakłonienie do wdrożenia procedury (sprzedaż) , str. 35

Sprzedaż procedur podatkowych&nbsp,– uwagi ogólne , str. 35
Sprzedaż dyrektorowi finansowemu / księgowemu / dyrektorowi podatkowemu , str. 36
Sprzedaż zarządowi/właścicielowi , str. 41
Argument dla wszystkich&nbsp,– Kodeks karny skarbowy , str. 43

Rozdział III
Dokąd zmierzamy? Zdefiniowanie celu wdrożenia&nbsp,procedury , str. 50

Cele towarzyszące wdrażaniu procedur podatkowych , str. 50
Wypełnienie wymogu obligatoryjnego posiadania&nbsp,procedur podatkowych , str. 52
Ochrona przed odpowiedzialnością karnoskarbową , str. 55

3.1. Uwagi ogólne , str. 55
3.2. Obrona przed zarzutem popełnienia czynu , str. 57
3.3. „Uniwersalne” ryzyka Kodeksu karnego&nbsp,skarbowego , str. 57
3.4. „Szczególne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego , str. 95
3.4.1. Uwagi ogólne , str. 95
3.4.2. Niezłożenie informacji o&nbsp,pojazdach , str. 95
3.4.3. Naruszenia z&nbsp,obszaru prawa akcyzowego , str. 95
3.4.4. Naruszenia z&nbsp,obszaru cen transferowych , str. 97
3.4.5. Naruszenia z&nbsp,obszaru WHT , str. 98
3.4.6. Naruszenia z&nbsp,obszaru MPP , str. 100
3.4.7. Naruszenia obowiązków tzw. raportujących operatorów platform , str. 101
3.4.8. Naruszenie obowiązków MDR , str. 102
3.4.9. Naruszenia z&nbsp,obszaru prawa celnego , str. 105

Procedury należytej staranności podatkowej jako środki zmniejszenia ryzyka stwierdzenia winy zarządzających jednostką na gruncie Kodeksu karnego skarbowego , str. 107

4.1. Znaczenie przypisania winy i&nbsp,wpływ procedur&nbsp,należytej staranności , str. 107
4.2. Współpraca z&nbsp,organami kontrolnymi , str. 109
4.3. Zakres dokumentacji , str. 110
4.4. Szkolenia dla pracowników , str. 111
4.5. Weryfikacja kontrahentów , str. 111
4.6. Systemy informatyczne , str. 112
4.7. Procedury awaryjne , str. 113
4.8. Dokumentowanie działań , str. 114
4.9. Audyty wewnętrzne , str. 115
4.10. Komunikacja wewnętrzna , str. 115
4.11. Współpraca z&nbsp,doradcami podatkowymi , str. 116

Odciążenie jednostki odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe , str. 117

Rozdział IV
Analiza stanu obecnego , str. 124

Sens i&nbsp,cel analizy stanu zastanego , str. 124
Analiza materialna&nbsp,– podstawy audytu podatkowego , str. 126

2.1. Audyt podatkowy w&nbsp,CIT , str. 126
2.1.1. Uwagi ogólne , str. 126
2.1.2. Cel i&nbsp,zakres audytu , str. 126
2.1.3. Metodyka przeprowadzania audytu w&nbsp,CIT , str. 127
2.1.3.1. Analiza przychodów , str. 127
2.1.3.2. Analiza KUP , str. 127
2.1.3.3. Alokacja kosztów do źródeł&nbsp,przychodów , str. 128
2.1.3.4. Amortyzacja środków trwałych&nbsp,i&nbsp,wartości niematerialnych i&nbsp,prawnych , str. 130
2.1.3.5. Amortyzacja nieruchomości&nbsp,w&nbsp,spółkach nieruchomościowych , str. 131
2.1.3.6. Ulgi podatkowe i&nbsp,zwolnienia , str. 132
2.1.3.7. Podatek minimalny , str. 133
2.1.3.8. Podatek od przerzuconych dochodów , str. 134
2.1.4. Dokumentacja audytowa audytu w&nbsp,CIT , str. 135
2.1.5. Inne praktyczne aspekty przeprowadzania&nbsp,audytu , str. 135
2.1.6. Wnioski i&nbsp,rekomendacje , str. 136
2.2. Audyt podatkowy w&nbsp,VAT , str. 137
2.2.1. Uwagi ogólne , str. 137
2.2.2. Cel i&nbsp,zakres audytu , str. 138
2.2.3. Metodyka przeprowadzania audytu w&nbsp,VAT , str. 138
2.2.3.1. Analiza transakcji sprzedaży i&nbsp,zakupu , str. 138
2.2.3.2. Weryfikacja dokumentacji , str. 139
2.2.3.3. Kontrola poprawności rozliczeń VAT , str. 140
2.2.3.4. Analiza stosowania stawek VAT , str. 140
2.2.3.5. Weryfikacja odliczeń VAT&nbsp,naliczonego , str. 141
2.2.3.6. Analiza transakcji&nbsp,wewnątrzwspólnotowych&nbsp,i&nbsp,eksportowych , str. 141
2.2.3.7. Kontrola stosowania MPP , str. 142
2.2.4. Dokumentacja audytowa , str. 143
2.2.5 Wnioski i&nbsp,rekomendacje , str. 144
2.3. Prowadzenie audytu MDR , str. 145
2.3.1. Uwagi ogólne , str. 145
2.3.2. Etapy audytu MDR , str. 145
2.3.3. Rodzaje audytów MDR , str. 147
2.3.4. Metody zbierania danych , str. 148
2.3.5. Kluczowe obszary ryzyka , str. 148
2.3.6. Raport z&nbsp,audytu MDR , str. 149
2.3.7. Rekomendacje , str. 150

Analiza stanu obecnego&nbsp,– obowiązujące uregulowania , str. 151
Źródła wiedzy o&nbsp,istniejących procedurach&nbsp,– źródła ogólnodostępne , str. 153
Informacje uzyskane od jednostki , str. 156

5.1. Procedury „podatkowe” , str. 156
5.1.1. Uwagi ogólne , str. 156
5.1.2. Rzeczy wspólne dla wszystkich procedur , str. 157
5.1.3. Obszary charakterystyczne dla konkretnych procedur , str. 162
5.1.3.1. Indywidualizacja podejścia , str. 162
5.1.3.2. Procedury należytej staranności&nbsp,w&nbsp,VAT , str. 163
5.1.3.3. Procedury należytej staranności&nbsp,w&nbsp,WHT &nbsp,, str. 165
5.1.3.4. Procedury MDR , str. 167
5.1.3.5. Procedury rozliczania CIT , str. 170
5.1.3.6. Procedury związane z&nbsp,podatkiem&nbsp,od nieruchomości , str. 172
5.1.3.7. Procedury dotyczące&nbsp,obowiązków płatnika PIT , str. 173
5.2. Procedury regulujące obszary niepodatkowe&nbsp,wpływające na podatki , str. 174
5.2.1. Wpływ procedur „niepodatkowych”&nbsp,na obszary podatkowe , str. 174
5.2.2. Procedura zakupowa , str. 175
5.2.3. Procedury AML &nbsp,, str. 176
5.2.4. Regulacje dotyczące wynagrodzeń , str. 178
Rozdział V
Określenie ról i&nbsp,odpowiedzialności jednostek w&nbsp,firmie , str. 180

Charakterystyka obszarów odpowiedzialności , str. 180
Dział podatkowy, finansowy, księgowy , str. 182
Dział kontrolingu , str. 186
Dział administracji , str. 187
Dział IT , str. 189
Zarząd (właściciele) , str. 191
Dział zakupów , str. 194
Dział sprzedaży , str. 196
HR (payroll) , str. 198

Rozdział VI
Zidentyfikowanie interesariuszy , str. 200

Rola i&nbsp,wpływ interesariuszy , str. 200
Klasyfikacja jednostek jako interesariuszy , str. 200

Rozdział VII
Zbadanie podejścia interesariuszy , str. 202

Metodyka badania podejścia interesariuszy , str. 202
Jednostki jako interesariusze&nbsp,– możliwe scenariusze , str. 203
Dział podatków, finansów, księgowości , str. 203
Kontroling , str. 204
Dział administracji , str. 206
Dział IT , str. 207
Zarząd (właściciele) , str. 208
Dział zakupów , str. 209
Dział sprzedaży , str. 210
Dział HR (payroll) , str. 211

Rozdział VIII
Zapewnienie współpracy interesariuszy , str. 214

Zakres działań z&nbsp,interesariuszami , str. 214
Działania edukacyjne i&nbsp,zwiększenie świadomości , str. 214
Komunikacja z&nbsp,kierownictwem , str. 216
Unikanie decyzji wbrew interesom interesariuszy , str. 217
Jak zmieniać nastawienie interesariuszy?
Zasady komunikacji , str. 218

Część II
Tworzenie procedury podatkowej
Rozdział I
Podstawy tworzenia procedur podatkowych , str. 229
Rozdział II
Praca nad konspektem (krok 1) , str. 230

Konspekt jako narzędzie pracy nad procedurami&nbsp,podatkowymi , str. 230
Praca nad konspektem&nbsp,– etapy , str. 231
Zawartość konspektu , str. 233
Praca z&nbsp,wykorzystaniem konspektu&nbsp,– korzyści&nbsp,dla doradcy zewnętrznego , str. 236

Rozdział III
Ustalenie poziomu apetytu na ryzyko (krok 2) , str. 238

Apetyt na ryzyko&nbsp,– wyjaśnienie pojęcia , str. 238
Adresowanie apetytu na ryzyko w&nbsp,procedurach&nbsp,podatkowych , str. 238
Metoda odwołania do wartości pozycji ryzykownych , str. 240
Metoda odwołania do poziomu merytorycznej&nbsp,oceny ryzyka , str. 243
Metody kombinowane , str. 247

Rozdział IV
Napisanie procedury (krok 3) , str. 250

Przystąpienie do „właściwej” pracy , str. 250
Wprowadzenie do procedury , str. 250
Definicje , str. 253

3.1. Znaczenie definicji w&nbsp,procedurach podatkowych , str. 253
3.2. Co powinno znaleźć się w&nbsp,definicjach? , str. 253
3.3. Dwie szkoły formułowania definicji , str. 254
3.4. Podsumowanie , str. 257

Zarządzanie strategiczne i&nbsp,podejmowanie decyzji , str. 257

4.1. Wstęp do zagadnień zarządczych w&nbsp,procedurach podatkowych , str. 257
4.2. Ustalenie odpowiedzialności za podejmowanie&nbsp,działań , str. 257
4.3. Podejmowanie decyzji w&nbsp,sytuacjach spornych , str. 258
4.4. Rola kierowników jednostek biznesowych , str. 259
4.5. Podsumowanie , str. 259

Procesy funkcji podatkowej , str. 260

5.1. Zakres procesów uwzględnianych w&nbsp,procedurach podatkowych , str. 260
5.2. Weryfikacja transakcji&nbsp,– podział na kategorie , str. 261

Nadzór wewnętrzny w&nbsp,zakresie systemów IT , str. 265
Zasady przechowywania dokumentów i&nbsp,informacji , str. 267
Upowszechnianie wiedzy o&nbsp,procedurze i&nbsp,szkolenia&nbsp,podatkowe , str. 270
Ochrona sygnalistów , str. 272
Monitorowanie, audyt i&nbsp,rewizja procedury , str. 274
Zasady audytu materialnego , str. 277

11.1. Rola audytu materialnego , str. 277
11.2. Rodzaje audytów podatkowych , str. 278
11.3. Wytyczne w&nbsp,zakresie audytów wewnętrznych&nbsp,–&nbsp,wybór czynników ryzyka , str. 280

Wytyczne w&nbsp,zakresie audytów wewnętrznych&nbsp,–&nbsp,dobór próby , str. 303
Przydatny wzorzec&nbsp,– praktyczny poradnik metod&nbsp,doboru próby , str. 304

13.1. Ogólny zarys zagadnienia doboru próby , str. 304
13.2. Przed doborem próby&nbsp,– wybór populacji , str. 306
13.3. Metody próbkowania , str. 307
13.4. Statystyczny dobór próby , str. 308
13.5. Niestatystyczne metody doboru próby , str. 311
13.5.1. Ogólna charakterystyka metod&nbsp,niestatystycznych , str. 311
13.5.2. Jakościowy dobór próby , str. 311
13.5.3. Dobór na podstawie osądu , str. 313
13.5.4. Dobór przypadkowy , str. 314
13.6. Małe populacje a&nbsp,dobór próby , str. 316
13.7. Stratyfikacja, czyli unikanie zafałszowania obrazu , str. 316
13.7.1. Uwagi ogólne , str. 316
13.7.2. Losowanie warstwowe (stratyfikacja)&nbsp,– kroki , str. 318
13.8. Próg istotności, czyli właściwa reakcja&nbsp,na ograniczone zasoby , str. 320
Rozdział V
Jak szkolić, by wdrożyć procedurę podatkową? , str. 324

W&nbsp,jakim celu szkolić? , str. 324
Wpływ szkoleń na efektywność wdrażania procedur , str. 325
W&nbsp,jaki sposób szkolić? , str. 326

3.1. Szkolenia dla pracowników prowadzących księgi podatkowe , str. 326
3.2. Szkolenia dla pozostałych pracowników , str. 328
3.3. Wskazówki dotyczące prowadzenia szkoleń&nbsp,i&nbsp,zarządzania nimi , str. 330
3.4. Wskazówki dotyczące narzędzi , str. 331
Część III
Przykłady&nbsp,– konkretne procedury
Rozdział I
Procedura MDR , str. 335

Wprowadzenie do rozdziału , str. 335
Wstęp (do procedury) , str. 337
Definicje , str. 339
Działania podejmowane w&nbsp,celu wywiązania się&nbsp,z&nbsp,obowiązków , str. 342
Obowiązki jednostki jako promotora , str. 345
Obowiązki wspomagającego , str. 348
Obowiązki korzystającego , str. 351
Określenie obszarów ryzyka , str. 354
Zasady przechowywania dokumentów i&nbsp,informacji , str. 364
Szkolenia i&nbsp,upowszechnianie wiedzy , str. 367
Zasady zgłaszania naruszeń , str. 370
Zasady kontroli wewnętrznej , str. 373
Wejście w&nbsp,życie, zatwierdzanie i&nbsp,zmiana procedur , str. 376
Załączniki&nbsp,– instrukcje wypełniania konkretnych&nbsp,informacji MDR , str. 380

Rozdział II
Procedura WHT , str. 385

Wprowadzenie do rozdziału , str. 385
Wstęp (do procedury) , str. 386
Definicje , str. 388
Opodatkowanie należności , str. 391
Przesłanki uprawniające do zastosowania&nbsp,preferencji WHT , str. 395
Proces weryfikacji , str. 399
Transakcje o&nbsp,wartości powyżej 2 000 000 zł rocznie.&nbsp,Zasady szczególne , str. 404
Obowiązki sprawozdawcze , str. 407
Dokumentacja i&nbsp,archiwizacja , str. 408
Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej,&nbsp,stosowania procedury i&nbsp,aktualizacji , str. 410
Materiały pomocnicze&nbsp,– załączniki , str. 410

11.1. Znaczenie załączników w&nbsp,procedurze WHT , str. 410
11.2. Oświadczenie o&nbsp,spełnieniu wymagań&nbsp,do zastosowania zwolnienia , str. 411
11.3. Kwestionariusz niezależności od podmiotów&nbsp,trzecich , str. 412
11.4. Kwestionariusz wewnętrznej oceny okoliczności&nbsp,transakcji z&nbsp,osobą prawną , str. 413
Rozdział III
Procedura VAT , str. 415

Wprowadzenie do rozdziału , str. 415
Wstęp (do procedury) , str. 417
Definicje , str. 419
Proces weryfikacji kontrahentów spółki&nbsp,– zakupy , str. 422
Polityka płatności , str. 426
Dokumentowanie transakcji, weryfikacji
oraz ich archiwizacja , str. 429
Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej,
stosowania procedury i&nbsp,aktualizacji , str. 431
Materiały pomocnicze&nbsp,– załączniki , str. 431

Posłowie , str. 437
Bibliografia , str. 439
Orzecznictwo , str. 441