Organizacja konferencji naukowych

Publikacja stanowi innowacyjną i ciekawą propozycję całościowego ujęcia problematyki konferencji naukowych. Autorzy na podstawie analizy stanu badań przedstawili piętnaście zagadnień teoretycznych stanowiących o istocie problemu. Omówili m.in. typologie i formy spotkań naukowych, formy wystąpień naukowych, składowe procesu organizacji konferencji (komitety, budżet, zaproszenia, publikacje, ewaluację celów, uczestnictwo). Przedstawili specyfikę konferencji online, w tym także na przykładzie zrealizowanych wydarzeń. Część empiryczna natomiast zawiera szereg wskazówek dla organizatorów konferencji. Stanowi specjalny rodzaj weryfikacji założeń teoretycznych. Publikacja bardzo dobrze wpisuje się w oczekiwania kreatorów polityki naukowej państwa, tj. upowszechniania wiedzy, społecznej użyteczności wyników badań i publikacji. Z recenzji prof. dr hab. Iwony Hofman W monografii wszechstronnie i szczegółowo zaprezentowano zagadnienie organizacji konferencji naukowych, czym wyróżnia się ona na tle innych publikacji z tego zakresu. Stanowi dopełnienie książek dostępnych na rynku wydawniczym, ponieważ uwzględnia kwestię – niejako wymuszonych przez pandemię COVID-19 – konferencji online. Może być wykorzystywana przez przedstawicieli różnych dyscyplin i dziedzin naukowych. Z recenzji dr hab. prof. UMK Małgorzaty Kruszewskiej Książka ma wymiar interdyscyplinarny. Opisane w niej aspekty plasują się bowiem w orbicie zainteresowań takich obszarów wiedzy, jak: logistyka i planowanie, zarządzanie projektami, zarządzanie jakością, zarządzanie zasobami ludzkimi, marketing, wystąpienia publiczne, planowanie przestrzeni czy gospodarowanie surowcami. Publikacja ma przede wszystkim wydźwięk utylitarny i może służyć jako kompendium wiedzy na temat organizacji rozmaitych imprez naukowych. Ponieważ poza kwestiami organizacyjnymi wskazuje także na konieczność posiadania określonych umiejętności i predyspozycji, może być wykorzystywana również jako podręcznik dla studentów kierunków związanych z komunikacją i mediami czy zarządzaniem. Z recenzji dr hab. prof. UMK Małgorzaty Kowalskiej-Chrzanowskiej

Wykaz skrótów 13 Wstęp (Mariola Antczak, Grzegorz Czapnik) 15 Część I. Organizacja konferencji w ujęciu naukowym i praktycznym 21 1. Typologia i formy spotkań naukowych (Weronika Kortas, Piotr Rudera) 23 1.1. Typologia spotkań naukowych 26 1.2. Formy spotkań naukowych 32 2. Formy wystąpień konferencyjnych (Grzegorz Czapnik) 41 2.1. Wystąpienia i kryteria ich klasyfikacji 45 2.2. Przegląd form wystąpień konferencyjnych 52 2.3. Formaty wystąpień konferencyjnych 63 3. Komitet organizacyjny (Mariola Antczak, Paulina Milewska, Agata Walczak-Niewiadomska) 69 3.1. Komitet organizacyjny w ujęciu teoretycznym 72 3.2. Komitet organizacyjny w ujęciu praktycznym 80 4. Kompleksowe zarządzanie jakością w organizacji konferencji (Mariola Antczak, Grzegorz Czapnik) 87 4.1. Definicja i osiem zasad kompleksowego zarządzania jakością w organizacji konferencji 90 4.2. Jakość, informacja zwrotna i ewaluacja w odniesieniu do konferencji 94 4.3. Obszary kompleksowego zarządzania jakością w odniesieniu do konferencji 95 4.4. Narzędzia i techniki poprawy jakości 106 5. Harmonogram prac komitetu organizacyjnego i kalendarz konferencji (Justyna Jerzyk-Wojtecka) 113 5.1. Zagadnienia teoretyczne zarządzania czasem 116 5.2. Od teorii do praktyki: zarządzanie czasem a harmonogram prac komitetu organizacyjnego konferencji 117 6. Miejsce konferencji: lokalizacja, warunki, zaplecze technologiczne, potencjał cateringowy i organizacja przestrzeni konferencyjnej. Transport dla gości specjalnych (Przemysław Krysiński) 133 6.1. Dostępność komunikacyjna 136 6.2. Atrakcyjność miejsca i okolicy 136 6.3. Warunki lokalowe i organizacja przestrzeni. Catering 137 6.4. Zaplecze technologiczne 143 6.5. Ocena wagi czynników determinujących wybór miejsca konferencji 145 6.6. Transport dla gości specjalnych 147 7. Program kulturalno-rekreacyjny i catering (Anna Kalinowska-Żeleźnik) 155 7.1. Analiza danych i preferencji uczestników konferencji 158 7.2. Program kulturalno-rekreacyjny 162 7.3. Catering 169 8. Uczestnicy konferencji: kategorie, zaproszenia, rejestracja (Kamila Augustyn) 173 8.1. Kategorie uczestników konferencji 176 8.2. Rejestracja uczestników 184 9. Budżet (Aneta Firlej-Buzon) 191 9.1. Etapy planowania budżetu konferencji 195 9.2. Koszty stałe, koszty zmienne 200 9.3. Opłata konferencyjna i sposoby jej płatności 204 9.4. Sponsoring oraz współfinansowanie konferencji naukowej 205 9.5. Planowanie budżetu konferencji a uczelniane umowy z firmami 209 10. Marketing i działania promocyjne (Mariola Antczak) 215 10.1. Faza I. Przygotowanie 219 10.2. Faza II. Realizacja 221 10.3. Faza III. Analiza 232 11. Dokumentacja (Paweł Bernacki) 237 11.1. Dokumentacja i jej znaczenie 240 11.2. Rodzaje dokumentów i ich przykłady 242 11.3. Formy i identyfikacja wizualna dokumentacji 253 11.4. Obieg dokumentów 254 12. Ocena i ewaluacja konferencji (Maja Wojciechowska) 259 12.1. Pojęcie i znaczenie ewaluacji 262 12.2. Obszary konferencji podlegające ocenie 263 12.3. Zasady ewaluacji 269 12.4. Przykłady narzędzi oceny 272 12.5. Autoewaluacja uczestników konferencji 276 12.6. Podsumowanie zebranych danych i wnioski z oceny 279 13. Publikacja konferencyjna (Kamila Augustyn, Grzegorz Czapnik) 283 13.1. Cel i znaczenie publikacji konferencyjnej 286 13.2. Strategia publikacyjna 288 13.3. Planowanie, organizacja i realizacja publikacji 294 13.4. Finansowanie oraz rozliczanie publikacji konferencyjnej 297 13.5. Informacje dla autorów 301 14. Konferencja online (Magdalena Kokosińska, Paulina Milewska) 305 14.1. Praca komitetu organizacyjnego konferencji online 309 14.2. Planowanie konferencji online 311 14.3. Technologiczne aspekty organizowania konferencji online 313 14.4. Przeszkolenie zespołu 314 14.5. Program konferencji online 315 14.6. Sesje merytoryczne online 315 14.7. Wydarzenia towarzyszące konferencji online 316 14.8. Wirtualne kuluary 317 15. Konferencje w języku angielskim (Jacek Tomaszczyk) 321 15.1. Call for Papers 324 15.2. Abstract Review 325 15.3. Welcome Speech 326 15.4. Chairing a Session 326 15.5. Giving a Presentation 333 15.6. Closing the Conference 334 Część II. Organizacja konferencji – studia przypadków 335 16. Zadania komitetu organizacyjnego – Konferencja Problemowa Bibliotek Medycznych (Paulina Milewska) 337 16.1. Finansowanie konferencji 344 16.2. Realizacja konferencji 345 16.3. Wydarzenia towarzyszące 347 16.4. Po konferencji 347 17. Harmonogram konferencji – Konferencja Naukowa Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego (Justyna Jerzyk-Wojtecka) 349 18. Konferencja World Information Architecture Day (Weronika Kortas, Piotr Rudera) 363 Podsumowanie 369 19. Konferencja online – EAHIL 2020 (Magdalena Kokosińska, Paulina Milewska) 371 Spis tabel 377 Spis ilustracji 379 Załączniki 381 Załącznik 1. Przykład sprawozdania z konferencji 381 Załącznik 2. Wzory dokumentów 385 Biogramy autorów 395 Indeks 401