Sygnaliści. Pytania i odpowiedzi

W publikacji omówiono zagadnienia związane z ustawą z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, która zobowiązuje do wdrożenia procedur wewnętrznych zgłaszania naruszeń prawa i działań następczych. Wymóg ten został nałożony na szerokie grono podmiotów funkcjonujących zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Nowe przepisy wywołują wiele wątpliwości na różnych płaszczyznach – począwszy od aspektów praktycznych tworzenia kanałów do zgłaszania naruszeń, skończywszy na aspektach formalnych związanych z tworzeniem dokumentacji. Autorzy udzielają odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, w tym m.in.: • jakie wymogi musi spełniać procedura zgłoszeń wewnętrznych, • czy kanałem zgłoszeń sygnalistów może być poczta elektroniczna, • jak należy postąpić z niezasadnym zgłoszeniem sygnalisty, • czy pracownik może odmówić uczestnictwa w pracach komisji powołanej do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, • jak długo mogą być przetwarzane dane osobowe sygnalisty w celach związanych z sygnalizowaniem naruszeń prawa. Ponadto książka zawiera: • wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych, który można dostosować do każdej organizacji, • przykład rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Opracowanie jest przeznaczone dla osób zaangażowanych w prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających – adwokatów, radców prawnych, prawników in-house, ale także dla compliance officerów, przedstawicieli działów audytu i HR.

Wykaz skrótów | str. 11 Od redakcji | str. 13 Pytanie 1 Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych musi wdrożyć przedsiębiorca? | str. 15 Pytanie 2 Czy zgłoszeniami w ramach przepisów o sygnalistach mogą być objęte także inne obszary tematyczne? | str. 17 Pytanie 3 Jak należy postąpić z niezasadnym zgłoszeniem sygnalisty? | str. 19 Pytanie 4 Na jakich zasadach podmiot prawny realizuje obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych? | str. 23 Pytanie 5 Jakie wymogi musi spełniać procedura zgłoszeń wewnętrznych? | str. 25 Pytanie 6 Na jaki dzień należy zweryfikować stan zatrudnienia w odniesieniu do obowiązków w zakresie ochrony sygnalistów? | str. 29 Pytanie 7 Jakie dokumenty należy wdrożyć w związku z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów? | str. 31 Pytanie 8 Czy przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wymagają przeprowadzania szkoleń wewnętrznych? | str. 33 Pytanie 9 Jakie podmioty zobowiązane są do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych? | str. 37 Pytanie 10 Czy pracownicy tymczasowi powinni zostać zaznajomieni z procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą u pracodawcy – użytkownika? | str. 39 Pytanie 11 Czy pracownik może odmówić uczestnictwa w pracach komisji powołanej do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych? | str. 41 Pytanie 12 Czy dyrektor szkoły musi konsultować przepisy procedury ochrony sygnalistów ze związkami zawodowymi? | str. 43 Pytanie 13 Czy osoby zatrudnione w szkole na umowy cywilnoprawne podlegają wliczeniu do liczby osób wykonujących pracę zarobkową? | str. 45 Pytanie 14 Jakie zagrożenia dla prywatności generuje zastosowanie skrzynki e-mail jako kanału zgłoszeń dla sygnalistów? | str. 47 Pytanie 15 Czy w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, administrator na podstawie art. 14 ust. 5 lit. c RODO może odstąpić od spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dotyczy zgłoszenie? | str. 51 Pytanie 16 Jakie kanały przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są najbezpieczniejsze pod względem zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony prywatności sygnalisty? | str. 53 Pytanie 17 Jak długo mogą być przetwarzane dane osobowe sygnalisty w celach związanych z sygnalizowaniem naruszeń prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o ochronie sygnalistów? | str. 57 Pytanie 18 Czy dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie sygnalisty, są chronione na takich samych zasadach jak dane osoby zgłaszającej? | str. 59 Pytanie 19 Czy radca prawny, który świadczy obsługę prawną dla podmiotu publicznego w oparciu o umowę zlecenie/dzieło, w momencie przyjmowania zgłoszeń sygnalistów staje się podmiotem przetwarzającym? | str. 63 Pytanie 20 Czy pracodawca – dyrektor podmiotu leczniczego ma prawo poznać dane sygnalisty? | str. 67 Pytanie 21 Czy jednostki organizacyjne gminy mającej powyżej 10 tys. mieszkańców zatrudniające powyżej i poniżej 50 pracowników zobowiązane są do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów? | str. 69 Pytanie 22 Czy od osoby korzystającej z nieodpłatnej pomocy prawnej, a będącej sygnalistą nie powinno się pobierać oświadczenia o braku możliwości poniesienia kosztów odpłatnej pomocy prawnej? | str. 71 Pytanie 23 Czy w przypadku zgłoszeń wewnętrznych konieczne jest podjęcie uchwał organów powiatu w sprawie przyjęcia procedur? | str. 73 Pytanie 24 Czy zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów Burmistrz oprócz procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien wdrożyć procedurę zgłoszeń zewnętrznych? | str. 75 Pytanie 25 Czy Administrator jest zobowiązany uzyskać od sygnalisty zgodę na nagrywanie rozmowy telefonicznej, w przypadku wyboru tego kanału zgłoszenia przez sygnalistę? | str. 77 Pytanie 26 Czy w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów będzie możliwe przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów związanych z polską spółką? | str. 79 Pytanie 27 Czy wdrożyć tylko jedną procedurę zgłaszania naruszeń prawa jako obowiązującą? | str. 81 Pytanie 28 W jaki sposób liczyć zatrudnienie, jeśli firma działa w ramach grupy kapitałowej? | str. 83 Pytanie 29 Czy kanałem zgłoszeń sygnalistów może być poczta elektroniczna? | str. 85 Pytanie 30 Czy polskie spółki z grupy kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych? | str. 87 Wzory | str. 91